転職をする際には、退職する企業に提出/返却しなければならない書類や、転職先でも提出しなければならない書類がいくつかあります。
転職活動をしている方は、必要書類の内容を事前にしっかりと確認し、漏れがないように進めたいところです。本記事では、そんな必要書類を一覧にまとめてご紹介します。
【目次】
・転職するまでの流れとは？
・辞める会社での必要な手続き、書類一覧
・転職先で必要な手続き、書類一覧
・転職するまでに間があく場合に必要な手続き
転職するまでの流れとは？
まず最初に、会社を辞めるまでの流れを順を追って解説します。円満退職のためにも、どんなタイミングで会社に伝えれば良いかなどをチェックしてみましょう。
STEP1. 2ヶ月前には退職の申し出をする
企業の就業規則には、それぞれ退職する際の申し出の期間が記載されています。定めが記されていない場合、法律では退職希望日の2週間前までに届出を提出すれば受理されることになっています。
就業規則がある場合、1ヶ月前には申し出をするよう定めている企業が多いようですが、2ヶ月前には申し出をすることで引継ぎ、取引先への挨拶など余裕を持って行うことができます。
そして、上司と相談して退職日を決定します。
STEP2. 引継ぎや取引先への挨拶を行う
退職日が決まったら、自分の受け持っている業務を後任者に引継ぎます。このとき、後任者が分かりやすいようにどんな業務を行っているのか、進捗はどうなっているか、取引先の担当者は誰なのかなどをきちんとまとめておくことが大切です。
取引先への挨拶は、現在進行中のプロジェクトがある場合は後任者とともに挨拶に行ったり、またはメールで挨拶をするのかなどを決めて進めて行きましょう。
STEP3. 会社に返却するもの、会社から受け取るものを確認する
退職時には、貸与されているものを会社に返却することと、退職するにあたって必要な書類等を会社から受け取る必要があります。退職、転職をスムーズに行うためにも、漏れがないようにチェックしましょう。
返却するもの、会社から受け取るものは次の章にて詳しくご紹介します。
STEP4. 転職先へ入社する準備をする
転職先が決まっている場合は、入社日を退職日と照らし合わせて決定するかと思います。転職先に提出する必要がある書類等を、入社する前にしっかりチェックしておきましょう。
辞める会社での必要な手続き、書類一覧
では、企業を退職する際に必要な手続きをご紹介します。この手続きに漏れがあると、転職した際に申請に滞りなどが出てきてしまい、業務に支障が出る場合もあるのでしっかり確認しましょう。
会社に返却するものリスト
【1】パソコン
企業からパソコンを支給されている場合は、退職時に返却します。転職先ではパソコンは支給されるのか、自分で用意するのか事前に確認しておくと業務に支障が出ません。
【2】社用携帯電話
プライベートの携帯電話とは別に、社用の携帯電話が支給されている場合には返却します。プライベートも仕事も同じ携帯電話でも問題ない場合は良いですが、社用携帯電話が必要な場合はパソコン同様転職先での有無を事前に確認しておきましょう。
【3】身分証明書
社員証や入館証などの身分証明書が支給されている場合は、返却します。
【4】健康保険被保険者証
退職すると、会社の社会保険から外れることになるため、保険証を返却する必要があります。退職日の翌日から保険証は適用されなくなるため、転職先での保険証を準備している際に病院にかかる場合は、手続き中である旨を伝えましょう。一旦全額医療費を支払うことになりますが、後日保険負担分が払い戻されます。
また、転職先が決まっていない場合には、国民健康保険に加入するか、社会保険の任意継続か選ぶことができます。
会社から受け取る書類リスト
【1】雇用保険被保険者証
これは、雇用保険に加入していることを証明する書類になります。転職すると、その企業がこの雇用保険を引き継ぐ必要があるため、提出を求められます。そのため、紛失しないように気をつけましょう。万が一紛失してしまった場合は、ハローワークにて再発行することができます。
【2】離職票
退職する際に、雇用保険の失業給付を受給する際に必要となる書類です。そのため、すでに転職先が決まっている場合にはほとんど必要がありません。
【3】年金手帳
厚生年金加入のために必要なのが年金手帳です。
年金手帳は紛失を防ぐために企業が保管するケースと、個人で保管するケースがあります。その企業に長く勤めていた場合、年金手帳の所在を忘れてしまうこともあるため、企業で保管しているのか、自分で保管しているのか事前にしっかりチェックしておきましょう。
そして、転職先にて厚生年金に加入する場合にも、年金手帳が必要になります。
【4】源泉徴収票
これは、会社から年間を通して支払われた総支給額（ボーナスなども含む）と、差し引かれた所得税の金額が記載された書類です。
この源泉徴収票を使って年末調整をする必要があるため、転職先で提出が求められます。しかし、例えば2020年の10月に退職、最後の給与が振り込まれたのが11月、転職先の入社日が翌年になる場合には提出の必要がなくなります。その場合でも、個人で確定申告をする必要があるため、源泉徴収票は必ず受け取り、紛失しないようにしましょう。
転職先で必要な手続き、書類一覧
では次に、転職先で必要な手続きや書類をご紹介します。入社の際に、必要なものなどを企業側から伝えられるかと思いますが、ここで事前に確認しておきましょう。
会社へ提出する書類リスト
【1】雇用保険被保険者証
前述したように、転職先の企業が雇用保険を引き継ぐ必要があるため、提出が必要になります。
【2】年金手帳
厚生年金の加入に必要なため、年金手帳も転職先に提出する必要があります。
【3】源泉徴収票
前職での源泉徴収票は、転職先にて年末調整をするのに必要になります。ただし、前述したように前職を退職してから間が空き、年をまたいで転職した場合は提出の必要がありません。
【4】扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は、扶養控除対象がいる場合に控除を受けるために必要な書類です。入社して、最初の給与が振り込まれる前日までに提出する義務があるため、入社時に提出します。また、扶養控除対象の親族がいない場合でも提出が必要となります。
【5】健康保険被扶養者異動届
転職先の社会保険に加入するため必要となりますが、扶養家族がいない場合は提出の必要がありません。
これらはほとんどの企業にて提出が必要な書類になりますが、他にも人事管理のための従業員調書や、健康診断書、入社誓約書などの提出を求める企業もあります。
転職するまでに間があく場合に必要な手続き
転職先が決まらなかったり、なんらかの事情で再就職までに間があく場合もありますよね。その際に必要な手続きをご紹介します。
【1】年金の手続き
転職するまでに間があく場合、退職した翌日から14日以内に、国民年金に加入する必要があります。
退職により収入が減った場合でも、年金制度で定められているように厚生年金または国民年金に必ず加入する必要があるため、手続きと支払いを放置するのは厳禁です。支払いが難しい場合は免除することも可能なので、区役所に相談してみましょう。
【2】健康保険の手続き
退職する際、健康保険はその企業の社会保険を継続する「社会保険任意継続」または「国民健康保険」に加入します。
給与によって社会保険任意継続がお得になる場合と、国民健康保険がお得になる場合があるため、退職の際に人事担当者に相談してみてはいかがでしょうか。
【3】雇用保険の手続き
求職中であるものの、なかなか転職先が見つからないと収入が減ってしまいますよね。そんな時に雇用保険を利用して失業手当を受けることができます。
雇用保険については、下記にて詳しくまとめていますので、気になる方はチェックしてみてください。
失業保険について詳しくチェックする
転職するまでの流れや、退職、入社時に必要な手続き、そして転職するまでに間があく場合の手続きをご紹介しました。
いずれも仕事をする上で必要な手続きなので、是非事前に確認してみてくださいね。
