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ブランドへの新規アポイントからクレームまで!商品取引のときにすぐ使える英文メール

海外と取引がある会社に勤める人なら、誰しも一度は“Language braarier (言葉の壁) ”にぶつかった経験があるのではないでしょうか。例えば、山積みの仕事がある中、期日までに海外の取引先へ商品の発注メールを送らなくてはいけないときや、出張先で急遽商談の時間の変更メールを送らなくてはいけなかったり、または何か事柄を確認しなくてはいけない状況になったときに、日本語なら5分で済む仕事を、限られた時間の中でささっとメールを送れないというもどかしい経験をしたことはありませんか。

今回は海外ブランドにアポイントメントを入れるシーンから商品を仕入れるシーンまで卸の取引の流れに沿って、リアルな内容のメールの言い回しを想定しまとめてみました。シチュエーションごとにフレーズを一旦覚えてしまえば、ハイライトを引いたところを変えるだけで海外対応がぐっとスムーズになるかもしれません。

新規ブランドへのアプローチとアポイントメントを入れたいとき

[英文]

Hello Lisa,

Hope this Email finds you well! My name is Haruka, and I have a shop in Aoyama neighborhood of Shibuya called store Fashion HR. We work with local designers working in textiles, jewelry, ceramics, and clothing. Please check us out on our website at www.FASHION HR.com and our Instagram @FASHIONHR for an idea of what we do.

I am interested in carrying your line for AW18 collection if you are open to an account in our neighborhood. Some of the other jewelry lines we work with included A,B,C,D. Jewelry is our best selling category, and I’m excited to expand even further for 2019. If you could send me the latest line sheet, that would be great. Please let me know if you have any questions. Also, I will go to New York next week and would like to set up an appointment with you at your showroom. If not, where will you be showing the collection during the NY fashion week? I look forward to hearing from you soon!

Thank you
Best regards,
Haruka

[日本語文]

りさ さま

大変お世話になります。私の名前は晴香と申します。渋谷区の青山 Fashion HRというお店を構えています。テキスタイル、ジュエリー、陶器、アパレルなどのローカルデザイナーたちを取り扱っています。よかったら私たちがどんなことをしているのか、弊社のウェブサイトwww.FASHION HR.comとインスタグラム@FASHION HRをご覧ください。

もし、御社が私たちのエリアに新規アカウントとしてご興味を持っていただけたら、ぜひ御社の2018年秋冬コレクションを取り扱いたいと思っています。ジュエリーブランドは、ブランドA、ブランド B、ブランド C、ブランド Dなどを取り扱っています。ジュエリーは私たちのショップで一番動きの良いカテゴリーで、2019年に向けてさらに拡大をしようと思っています!ぜひ御社のラインシートをお送りいただけましたら幸いです。その他お店のことに関してご質問がありましたらどうぞお知らせください。

最後に、来週からニューヨークに出張に行く予定です。その際に御社のショールームにてアポイントメントをお取りさせていただきたいのですが、可能でしょうか?そうでなければ、マーケット期間中どこで御社のコレクションを拝見できますか?お返事をお待ちしております。

よろしくお願いいたします。

晴香

<押さえておきたいフレーズ>

●Be interested in carrying [相手のブランド名] → [相手のブランド名]を取り扱いたい
●the latest line sheet→ 最新のラインシート
※また、その他覚えておきたい用語は「カタログ」=「catalogue」、「卸し先店舗」=「Stockists」など
●would like to set up an appointment → アポイントメントを入れたい

アポイントメント時間の変更を伝えたいとき

[英文]

Hi Lisa,

Hope all is well with you. I’m letting you know that I’m running late due to my previous appointments. I will be at your office by 2pm. I apologize for keeping you waiting. I hope it won’t take a long time.

Thank you
Best regards,
Haruka

[日本語文]

りさ さま

大変お世話になっております。前のアポイントメントがおしていて遅れてしまいます。午後2時までには御社のオフィスに着く予定です。大変お待たせして申し訳ありません。そんなに長くかからないといいのですが。

晴香

<押さえておきたいフレーズ>

●I’m running late → 遅れています
●Due to 〜 → 〜のため
※また、遅れる理由として覚えておきたい用語は、「電車の遅延」=「train delay」、「ひどい渋滞」=「heavy traffic」など
●I apologize for keeping you waiting → お待たせして申し訳ありません

アポイントメントのお礼と質問内容を送りたいとき

[英文]

Hi Lisa,

Hope you are well. Thank you for taking the time for me today. It was really nice to speak with you. I loved your collection so much! I will place an order in a few days. Regarding production, could you please advise me the country of origin? Also, what’s your minimum order amount?

Thank you
Best regards,
Haruka

[日本語文]

りさ さま

大変お世話になっております。本日はお時間をいただきありがとうございます。お会いできて嬉しかったです。それからコレクションはとても素敵でした。数日以内にオーダーをお送りします。
製品について、原産国を教えていただけますか?またオーダーのミニマムを教えていただけますか?

晴香

<押さえておきたいフレーズ>

●Thank you for taking the time → 時間をとっていただきありがとうございます
●Place an order → オーダーをする
●the country of origin → 原産国
※また、その他覚えておきたい用語は、「ブランドロゴ」=「Brand logo」、「着用画像」=「Editorial images」、 「商品画像=「product images」、「プロフィール」=「Designer’s profile」、「素材」=「material」など

商品を注文したいとき

[英文]

Hi Lisa,

Hope all is well with you. Please see the attached SS18 collection order for Fashion HR and send me the sales order confirmation. Please let me know when could be the earliest delivery window.

Thank you
Best regards,
Haruka

[日本語文]

りさ さま

大変お世話になっております。2018年春夏コレクション弊社の注文書をお送りさせていただきます。ご確認の上、オーダー確約書をお送り頂けますと幸いです。また最短の納期を教えてください。どうぞよろしくお願いいたします。

晴香

<押さえておきたいフレーズ>

●Please see the attached [相手のブランド名] order for [自分のショップ名または会社名]
→ [相手のブランド名]の注文書をご確認ください。
●the earliest delivery window → 最短出荷納期
※また、その他覚えておきたい用語は、「出荷先」=「shipping address」、「請求書先」=「billing address」

商品に対するクレームを送りたいとき

[英文]

Hi Lisa,

How are you?
Please kindly be advised that the following styles below are broken at our warehouse. We were being informed from our QC department. They are not being used indeed. When you hold them its quickly breaking down.

From style 111 – 1 piece @$44 = $44,00
From style 222 – 2 pieces @$38 = $76,00

We would like to return and ask you to issue a credit note. Thanks for your understanding and waiting for your feedback.

Thank you
Best regards,
Haruka

[日本語文]

りさ さま

大変お世話になっております。弊社のウェアハウスにて以下のスタイルに不良品が検出されたと品質管理部より報告がありました。これらの商品は、未開封で、持った際に簡単に壊れてしまいました。

スタイル111 x 1 @$44 =$44
スタイル222 x2 @$38 =$38

この商品分に関しまして、御社に返品をし、クレジットノートを発行していただきたいです。ご理解いただけますと幸いです。お返事お待ちしております。

晴香

<押さえておきたいフレーズ>

●Please kindly be advised 〜 → 〜であることをお知らせいたします
●QC department → 品質管理部。「QC」は「クオリティコントロール(Quality Control)」の略
●would like to return(*) → 〜を返品したい
*「return」の代わりに「get a replacement」にすると、新しい交換品が欲しいという意味になります。

 
いかがでしたが?相手に英語でメールを送るときは、回りくどい言い方を考えずに大事な要点をまとめ、シンプルに手短にまとめることがポイントです。上記の文章をまるごと使わなくても一部を抜き出して、活用してみてはいかがでしょうか。

Text : Haruka Sagoya

 

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