気軽なイメージのあるメールですが、ビジネスシーンでのメールのやり取りにはもちろん、守るべき「マナー」があります。友達同士のやり取り感覚で失敗をしないためにも、企業へメールを送る前にはよくある失敗例もきちんと知っておきましょう。
メールのマナー【基本編】はこちら>>
会う前に相手に悪印象を与えてしまうNGビジネスメール
メールは顔を合わせず相手と直接話さないので電話以上にマナーを守らないと重大なミスが起きてしまう可能性もある連絡ツール。便利でビジネスには欠かせませんが、それに伴うリスクも少なくありません。特に、企業の採用担当者などとのやりとりでもあなたの力量を見られることがあるので転職活動のタイミングで見直すことをおすすめします。
大切な採用選考中のやりとりや、ビジネスシーンで悪印象を与えてしまわないよう、メールのタブーをしっかり把握しておきましょう。
CCとBCCでやってしまいがちなNGマナー！
CC（カーボンコピー）とBCC（ブラインドカーボンコピー）をご存知ですか？ビジネスシーンでは多用される便利な機能ですが、使いこなす自信がないのであれば使わないほうが無難です。CCとBCCの簡単な説明とともに、よくある失敗例をご紹介します。
今さら聞けない！【CC（カーボンコピー）】とは？
同じ内容のメールを複数のアドレスに送るときに使います。送った全員に送信先アドレスが表示されるため、誰にこのメールを送ったのかを知らせることができます。
例えば、採用担当者が複数いる場合、メインでやり取りをする人事宛てに送るメールを、CCで他の採用担当者にも送るときなど。宛名は「人事部●●様 （CC：△△様、◯◯様）」と、誰に送っているかわかるように書くのがベスト。たまに相手がCCが必要だとアドレスを入れたメールに対する返信時に、CCを外してしまう人がいますがこれは失礼。必ず「返信」ではなく「全員に返信」を選択しましょう。
※CCを使ったメールの失敗例
個人情報であるメールアドレスが送信先全員に開示されるため、「送信先全員が知り合いであり、かつ各々のメールアドレスを知られても問題がない」ことが大前提となります。送信先同士が知り合いではないグループ等でCCを使用すると、意図せず個人情報をばらまいてしまうことになり、常識がないとみなされますので注意しましょう。
今さら聞けない！【BCC（ブラインドカーボンコピー）】とは？
CCと同じく、同一内容のメールを複数のアドレスに送るときに使いますが、BCCの場合は送信者全員に送信先アドレスが表示されません。送信先全員が各々のアドレスを知らない場合は、個人情報保護のためにBCCを使うべきです。
その場合、宛名は「△△ 各位」としたうえで、メール本文の最初に「このメールはBCCで複数の方にお送りしています」や「同報メールにて失礼いたします」などの断りを入れるようにしましょう。プレスがプレス関係者宛に配信するプレスリリースのメールなどはBCCで配信されることが多いです。
※BCCを使ったメールの失敗例
本来であればひとりひとりに送るべきところを、簡易的にまとめて送っているわけですから、目上の人に送るときには細心の注意が必要。例えば、「履歴書や職務経歴書を添付する」「選考内容について質問をする」など転職活動のシーンで使うと、受け取る側にとっては大変失礼にあたります。転職活動では使わないほうがよいです。
メールアドレスの登録でやってしまいがちなNGマナー！
自分が登録している名称が送信先の相手にも知られてしまうのはご存知でしょうか？メールアドレスは、メールソフトのアドレス帳に登録しておくとわかりやすいですが、自分だけに見えていると勘違いして呼び捨てやニックネームで登録している場合はNGです。何も登録しなければアドレスだけ表示されますが、より相手に丁寧な印象を与えたい時は、ぜひ意識して登録しておきましょう。
※よくあるメールアドレス登録時の失敗例
相手のアドレスを登録する時に、注意するのは「◯◯様」と敬称をつけること。自分のメールソフトだけでなく、相手側のメールソフトにも下記のように表示されるため、敬称を略していると呼び捨てのような印象を与えてしまいます。
“◯◯◯◯様（△△株式会社）”＜aaaaa@×××.co.jp＞
上記のように記載するように気をつけましょう。
事務的なツールであるメールですが、根本にあるのは相手とのコミュニケーション。使い方によっては、好印象にも悪印象にもなり得ます。ちょっとした配慮で好感度を上げることができるのですから、メールを武器にして相手との信頼関係を築き上げていきましょう！
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