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コピペでそのまま使える!英文メールの書き方講座 −ファッション業界今すぐ使える英会話フレーズ【4】

コピペでそのまま使える!英文メールの書き方講座 - ファッション業界今すぐ使える英会話フレーズ【4】

オンライン英会話「レアジョブ 英会話」監修によるファッション・アパレル業界で働くみなさんのリアルなお仕事シーンに合わせた英会話を学べる「ファッション業界今すぐ使える英会話フレーズ」。

先日ご紹介した記事(スキルとしての英語を独学で身に付けた現役販売員に聞く、英語を活用した接客の現場)にご登場いただいた販売スタッフとして活躍されている房州由佳さんは、まさに「レアジョブ 英会話」のオンライン英会話を毎日利用して、独学で英語を習得されたとのこと……!これぞ「継続は力なり」。

さて、第4回となる今回は番外編として、出てきたフレーズをそのままコピペすればすぐに英文メールが書ける!「英文メールの書き方」編をお届けします。

前回までの記事はコチラからどうぞ

第1回:自己紹介・挨拶
第2回:ミーティング(会議)
第3回:電話対応

1. 英文メールの件名の書き方

メールの件名は、相手が即座にどんな用件なのか判断できるタイトルにしましょう。日本語のメールでも「こんにちは」「お願い」「質問」などという件名では、受信相手はどんな内容のメールなのか、わかりませんよね。英語でも同様に「Hello」「Request」「Question」などといった件名は避けましょう。

Notification of meeting on Monday

(月曜日の会議について)

Question about new project

(新規案件に関する質問)

Inquiry about price change

(価格変更に関する問い合わせ)

重要度が高い場合は、タイトルの前に【Urgent】(至急) 【Important】(重要) 【REQ】(Requestの略)を加えると注意を促せます。なお、冠詞(“The”や“A”)は省略しても構いません。

また後々、メールを検索しやすいように、件名の最後に日付や製品名・製品番号等を記載するのもいいでしょう。

ちなみに、ビジネス英語メールの件名に「!」マークを付けたり、「NMonM」のように省略しすぎるタイトルはスパムメールと判断されて自動削除されることがあるため注意が必要です。

2. 英文メール冒頭部分の書き方

日本語のメールで「◯◯様」というように、送信先の名前を入れる部分にあたります。「“Dear” + “Mr.” または“Ms.” + 相手のラストネーム(苗字)+ ,(カンマ)」とするのが一般的です。

OK:Dear Ms. Wood, / Dear Ms. Mary Wood, / Dear Sales manager,

NG:Dear Ms. Mary, / Dear Wood, / Sales manager,

日本人に多い間違いは、Ms. Mary,のように、「“Mr.”(または“Ms.”)+ファーストネーム」と書いてしまうことです。

どちらがラストネームかファーストネームなのかわからない場合は、フルネームを記載したほうが無難です。なお、女性の場合“Mrs.”を使うこともありますが、ほとんどの場合“Ms.”で通用します。

またビジネス英語のメールである場合、相手の名前が不明な際には、役職名(Sales manager, Branch manager, Supervisor,など)や、“Sir,”(男性とわかっているとき)や“Madam,”(女性とわかっているとき)、 “Whom it may concern,”(関係者各位) などで代用しましょう。ちなみに、相手に「“Dr.”(博士号)」や「“Prof.”(Professorの略、教授・先生)」といった学位がある場合は、学位名を使うほうが一般的です。

 

3. 英文メール本文の書き方

本文は、短く簡潔に書きます。

基本構成は、
1.メールの目的
2.要望
3.締め文
4.結語

の4つです。初めてコンタクトを取る場合は、最初に簡単な自己紹介を入れましょう。

My name is Sakurako Arai at Fashion HR, and I am in charge of our sales department.
I would like to inform you about a meeting of the new product “X”.

Details of the meeting
Agenda: New product “X”
Location: Conference room at Fashion HR.
5F ABC Bldg., 1 Otemachi,
Chiyoda-ku, Tokyo
Date: September 1, 2015
Time: 1:00pm~

Please let me know whether you can attend the meeting by July 30.
If you have any questions I would be happy to answer them.

Best regards,

 

私はFashion HR営業部門担当の新井桜子と申します。このたび新製品「X」に関するミーティングついてご案内します。

議題: 新製品「X」
場所: Fashion HR会議室(東京都千代田区大手町1 ABCビル5F)
日時: 2015年9月1日
時間: 午後1時~

7月末までに会議参加の可否についてご回答ください。もしご不明な点があれば、喜んでご対応いたします。

なお、ビジネス英語メールでも、日本語のメールと同様に、相手がよほど親しい同僚などでない限り、「I would like to~(~させていただきたい)」 「Would it be possible to ~?(~していただくことは可能ですか?)」のような丁寧な言い回しをすることが重要です。

また、日付の表示は国により異なります。アメリカでは「July 30, 07/30」と表記するところ、イギリスでは「30th July, 30/07」となります。本文の終わりには、日本語でいう「敬具、かしこ、早々」に当たる「Best regards,」「Sincerely,」「Best wishes,」といった結語で結びます。ビジネス英語メールの場合は、「Love,」「xxx」といった友人向けの結語は慎みましょう。

 

4. 英文メール署名の書き方

ビジネスメールの最後には、メール送信者の情報を書きます。相手が外国にいる場合は、電話番号やFax番号に国番号を加え、スムーズにコンタクトが取れるようにします。

Sakurako Arai
Sales Department
Fashion HR Co., Ltd.
5F ABC Bldg., 1 Otemachi
Chiyoda-ku, Tokyo
sakurako.arai@fashionhr.com
Tel: +81-3-1234-5678
Fax: +81-3-1234-5689

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ビジネスメールは、用件を簡潔かつ丁寧な表現で書くことが大切です。英語のビジネスメールは、慣れるまでつい日本語を直訳し、冗長で響きの悪い文章になりがちです。ビジネス英語メールは、要点を絞り、相手が読みやすいよう、シンプルな文章を心がけましょう。

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